職場の「菜鳥」のオフィスマナー

あいさつする

挨拶は人間関係が築かれた当初、潤滑剤の効果を発揮します。

上司や同僚とよく連絡しないときは、挨拶から始めましょう。

毎日会社に入ると、すべての同僚に「おはようございます。」

もしお客さんに対して挨拶をしたら、「またお邪魔します。すみません」などの丁寧な言葉を付け加えることができます。久しぶりに会ったお客さんは、「久しぶりに連絡しています。気にしないでください。」とか「大丈夫です。」などと言って、丁寧な挨拶はきっと相手に深い印象を与えることができます。

人と挨拶する時は、必ず注意します。

名刺を差し出す

名刺を送るときは、両手の親指と人差し指で名刺の両角をとり、文字の正面を相手に向けます。

名刺を受け取る時は両手で、上の内容をよく見てください。

次に相手と話をするなら、名刺をしまってはいけません。テーブルの上に置いて、他のものに押されないようにします。

会議に参加する時は、会議の前や後で名刺を交換します。会議中に勝手に名刺を交換しないでください。

紹介する

紹介の原則は、ランクの低いものをランクの高いものに紹介し、若いものを年上のものに紹介し、未婚のものを既婚者に紹介し、男性を女性に紹介し、自国の人を外国人に紹介することです。

送り迎えする

お客様が訪問する時は、自発的に席から立ち上がり、客を接客室や公共接待エリアに案内し、飲み物を届けます。

自分の席で話をするなら、周りの同僚に迷惑をかけないように、声が大きくならないように注意してください。

エレベーターは誰でも乗れるが、職場に入るとエレベーターにも十分な知識がある。

お客様や目上の人を伴ってエレベーターに乗ります。エレベーターのドアが開く時は、先にエレベーターに入ることができます。一方の手でドアのボタンを押して、もう一方の手でエレベーターの脇のドアを押して、お客さんを招待します。エレベーターに入ったら、お客さんが行く階のボタンを押してください。

エレベーターの中はできるだけお客さんに体を横向きします。

目的階に着いたら、ドアを開けるボタンを片手で押し、もう一方の手で出してください。

お客さんはエレベーターを出たら、自分ですぐにエレベーターを出て、熱心に進路を案内します。

職場での食事はやはり中華料理がメインです。

お客様を食事に招待する時は、上と下の正しい位置を判断しなければなりません。窓側の席、奥の席、美しい景色を眺めることができる席は全部上位になります。

席を手配する時、お客さんを先に席に付けてください。上司と一緒に席に座ってください。椅子の左側に立って、右手で椅子を開けてください。

場所を予約する時は、お店の残した席を渡してください。トイレのそばや高低の隅は避けてください。

中華料理のテーブルマナーは簡単です。以下の点に注意すればいいです。

主人がまだ箸を動かす前に、先に食べてはいけません。

西洋料理の礼儀は比較的に繁雑で、もし新人は多くの機会が西洋料理に入ることがあるならば、事前に冊の西洋料理の礼儀を買って読む方がいいです。

電話のマナー

着信があるときは、電話が三回以上鳴らないように、できるだけ早く出てください。

電話を取ったらまず自分の会社や部門名を名乗り、相手は誰ですか？

相手が身分を報告したら、一度確認して、「○○会社の○○ですか？」と復唱してください。左手に受話器を持ち、右手はいつでもメモしてください。聞き取れない時はもう一度言ってください。

相手が提出した事項を詳細に記録し、もう一度復唱して、間違いがないことを確認します。

相手が指名されたら、「少々お待ちください」と言って、すぐに指名された人を呼びます。

通話が終わったら、まずありがとうございます。相手が受話器を切った時に受話器を切ってください。