公文書を書く—役所の文種の違い

2016年国家公務員試験の公文書の常識は必ず知識点を試験するので、多くの受験生は異なっている機関の文種の区別が分かりません。

次は違う役所の文種の違いを見てみます。簡単に公務員試験の公文書を作成します。

一、指示と

「伺い」も「報告」も上り文で、行政機関の公文書の使用頻度が高く、紛らわしい文種です。

よくある問題は主に「指示を仰ぐ」の文種を「報告」の文種で上級機関に提出し、上級機関に返答を求めると、仕事を誤らせる恐れがあります。

したがって、「伺い」と「報告」を書くときは、両者の間の8つの違いに特に注意します。

一つは作用が違うことです。

「指示を仰ぐ」は上級機関に指示、承認を求めるもので、「報告」は上級機関に仕事を報告し、状況を反映し、意見と提案を提出し、上級機関の尋問に答え、書類、物品などを報告するものです。

二つは内容が違っています。

「指示を仰ぐ」とは、当組織が解決する権限がなく、または規定に従って上級機関が承認してから実施することができる事項である。

三は容量が違います。

「指示を仰ぐ」は文一事であるべきです。「報告」は多事一報が可能ですが、指示を仰ぐ事項を挟んではいけません。

四は時間が違います。

「伺い」は事前、用件、事後に文を書くことができます。

五は範囲が違う。

「指示を仰ぐ」は普通、主に一つの上級機関だけを送って、多頭の主があるいは級を越えて主に送ってはいけません。「報告」は主にいくつかの関連しているものを送ってもいいです。

他の上級機関も写し取ることができます。

六は処理が違っています。

上級機関は下級の指示を受けた後、適時に承認し、返答しなければならない。办理書であり、下級は上司の返答（回答）を受け取ってから実施できない。上級機関は下級の報告を受け取った後、主に状況を理解し、回答しなくてもいい。下級は上司の返答を待つ必要はない。

7は紙幅が異なる。

「伺い」の紙面は比較的短いので、普通は1500字を超えません。「報告」の紙面は比較的長いですが、普通は3000字を超えません。

八は終わりです。

「お伺いします」は終了時に「特にここでお伺いします」、「特にここでお伺いします。」、「お調べください」などを使います。「報告」は「ここに報告します」、「ここに報告します」を使います。

二、

「手紙」は、所属機関との間で仕事の打ち合わせをしたり、質問や回答をしたりしないで、決裁事項の承認と回答を求めている公文書です。

「手紙」は商状、質問状、承認書（承認書、審査許可書を求める）に分けられます。

「手紙」は公文書のやり取りに広く使われています。一つは所属していない同システム部門間の問い合わせと回答の仕事です。二つは並行または不所属の職能部門に関連事項の承認を求めています。「指示を仰ぐ」または「報告する」は使えません。

公文書の作成には、「承認を求める」が「指示を仰ぐ」または「報告する」と誤認されがちで、平行または隷属していない機関文に「指示を仰ぐ」または「報告する」を使うのは妥当ではない。

「指示を仰ぐ」と「承認を求める」には厳しい違いがあります。

一つはタイプが違います。

「指示を仰ぐ」は上り文、「承認を求める」は平行文です。

二つは主送機関が違っています。

「指示を仰ぐ」の主な送達機関は指導・指導関係を持つ上級機関であり、「承認を求める」の主な送達機関は平行または不従属の機能単位である。

第三は内容の範囲が違っています。

「指示を仰ぐ」は承認、指示を求めることであり、「承認を求める」はある機能事項の承認を求めることである。

四は行文の語気が違います。

「指示を仰ぐ」の用語は上級機関を尊敬し、「承認を求める」はお互いに尊重し合うべきです。

五は複素方式が違う。

「指示を仰ぐ」事項は上級機関が下級機関に返信します。「承認書を申請する」に関する承認事項は、文書を受け取った会社が返信します（承認書）。

三、報告とまとめ

「報告」は上り文で、主な役割は上級機関に仕事を報告し、状況を反映し、上級機関の問い合わせなどに回答することです。

「まとめ」は公文書の種類ではないが、実際の仕事において、_の一部の立案者は仕事を公文書の種類としてまとめ、仕事の総括性を持つ公文書の見出しに「○○単位2014年XX仕事まとめ」などというタイトルを使うのは間違いである。

実は、仕事の総括は上級機関に仕事を報告することです。直接に「報告」の文種を使って、主に上級機関（多頭主に送ることができます）に送ります。

上記の公文書のタイトルを「○○単位の2014年XXの仕事状況に関する報告」に変更すれば、より規範化されます。

四、意見と提案

「意見」は重要な問題に対して見解と処理方法を示す公文書の種類です。

上り文、平行文、下り文に使用できます。

上り文としては、指示性公文書の手順と要求に従って処理しなければならない。平行文として、_の提出した意見は文単位の参考に供する。下り文として、執行に明確な要求がある場合、下級機関は執行に従って、明確な要求がない場合、下級機関は参照して実行することができる。

ここでは下達文の「意見」の文種として重点的に話します。

実際の仕事の中で、一部の立案者は往々にして「仕事の予定」「仕事の手配」「仕事の計画」を公文書の種類の行文として使っています。

「仕事の計画」「仕事の手配」「仕事の計画」は公文書の種類ではない。

直接下達文の意見文を使用してもいいです。規範のタイトルは「○○会社の2014年○○仕事に関する意見」です。

五、通告と通知

「通告」は社会の各関係方面で遵守または周知すべき事項を公表する公文書の種類であり、その主な送達先は不確定である。

「○○会社の○○に関する通達」というように。

「通知」は下級機関を批准し、上級機関と不所属機関の公文書を転送し、下級機関に対して、関係機関の周知または執行を求める事項を伝達する。